【コラム】電子帳簿保存法の対応方法とは？
政府が掲げたDX推進を背景に、事務の生産性の向上、記帳水準が向上するように要件を緩和しようというのが電子帳保存法改正の狙いです。この法律は平成１０年には既に有ったのですが、要件が厳しく中小企業には要件が厳しくてあまり利用されない制度でした。
電帳法３ポイント
令和６年からスタートするこの法律のポイントは３つの項目に分かれます
・電子帳簿等保存→貸借対照表や損益計算書、仕訳帳などをデータで保存して良いとする規定です。
・スキャナ保存→紙で受け取ったり自分で発行した領収証や請求書などをデータで保存して良いとする規定です。
・電子取引→メールで受け取ったり、自分でメールで送った領収証や請求書・見積書などはデータで保存しなければなりません！ネットショッピングなどを利用した仕入、自分がネット上で販売して発生する売上などこれら経理に関する書類もデータで保存しなければなりません
と、電子取引だけは「しなければならない」と義務規定になっているますが、他の「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」の２つはやってもやらなくても良い規定です。今回は、義務となっている「電子取引」について具体的にどんな書類や取引が対象なのか解説します。
電子取引とは
この電子取引の規定は全ての事業者が対象です。電子取引の対象となるのが、取引先にメールで送信・受信した領収証や請求書・見積書、更にネット上での取引です。
パソコンやスマートフォン上で売り買いをした場合は全て対象になります。この他、クレジットカード決済、アプリやICカードを利用した電子マネー決済も対象になります。
原則はこれら電子取引上で発生した領収証や請求書・見積書などを印刷して紙で保管することが認められなくなり、データで保存しなければならないのですが、令和5年度税制改正大綱により、やむを得ない事情がある場合は、2024年1月以降も電子データを書面に出力して保存することが認められます。
保存先はパソコン、外付けのハードディスクやサーバー、クラウドなど種類は問いませんが、税務調査時に直ぐに保存データの閲覧やプリントアウトができるように準備しておかなければなりません。
データ保存のルール
では、電子取引におけるデータ保存のルールですが「ディスプレイ・プリンタの備え付け」「改ざん防止の措置」と「取引年月日、取引金額、取引先で検索できるようにする」と3つのルールが有ります。
「ディスプレイ・プリンタの備え付け」とは税務署の職員が権限に基づいて取引データを見せて欲しいと要請した場合にそれに対応できるようにしてするためのルールです。
具体的にはパソコン・ディスプレイ・プログラム・プリンター・操作マニュアルをセットしておきます。
「改ざん防止の措置」は例えば保存した領収証のデータの金額を書き換えたり、削除できないよう予防措置をとることを求めたルールです。
具体的にはデータ保存の後にタイムスタンプを付与したり、一度データを保存すると削除や訂正ができないようなデータ保存システムを利用することになります。
タイムスタンプとはスタンプを付与されたデータはそれ以降、内容や時刻に変更・改ざんがされていないことを証明できるものです。
技術的に難しそうに聴こえますが、電子帳簿保存法に準拠して認証を受けたことを示す
日本文書情報マネジメント「JIIMA」の認証マークが有るアプリやソフトを使えば、データの保存方法のルールに合わせているので自分で行う作業がかなり軽減されます。
「取引年月日、取引金額、取引先で検索できるようにする」ルールも会計アプリを利用して仕訳とそれに該当する領収証などのデータが紐付くようにしていれば大掛かりな準備は必要ありません。
アプリを利用していない場合は、例えば、領収証のデータを保存する際にファイル名に取引年月日、取引金額、取引先を入れるようにすれば良しとされます。
以上が、電子帳簿保存法の電子取引に関する解説でした。これだけでも、事務負担はかなり増える上に令和５年１０月からはインボイス制度が始まります。自社だけで準備が難しい場合は税理士やコンサルタントのサポートをご検討ください。
