記帳代行サービスとは？メリット・デメリットを徹底解説。
どうして今、記帳代行が必要なの？
2014年（平成26年）から、すべての個人事業主・法人に記帳と帳簿保存が義務付けられました。これは、税務調査時の透明性を高めるためであり、納税の義務を正しく果たすための重要な制度です。しかし、記帳業務は取引の量に比例して増え、専門知識や時間が求められます。特に中小企業や個人事業主にとっては、大きな負担となる場合もあるでしょう。
そこで注目されているのが「記帳代行サービス」です。本記事では、記帳代行の仕組みやメリット・デメリット、利用時の注意点まで、わかりやすく解説します。
記帳代行サービスとは？
記帳代行とは、日々の取引データをもとに帳簿を作成する作業を、専門業者に委託できるサービスです。領収書や請求書などの資料を提出すれば、仕訳から会計ソフトへの入力、帳簿の作成まで代行してもらえます。このサービスは、税理士事務所や記帳代行を専門とする業者が提供しており、自社で経理担当者を雇うことなく記帳業務をアウトソースできます。
記帳代行と経理代行の違い
記帳代行は「帳簿作成業務」に特化したサービスです。一方、経理代行は記帳に加え、給与計算や請求管理、年末調整など幅広い業務をカバーします。
記帳代行
会計ソフトへの入力、帳簿作成
経理代行
記帳＋給与計算、請求処理、決算業務など
記帳代行で依頼できる主な業務
自社のニーズに応じて、必要な範囲だけを選んで依頼できるのが、記帳代行の大きなメリットです。
会計ソフトへの入力
現金出納帳・預金出納帳
売掛・買掛残高一覧表
試算表・総勘定元帳
書類のファイリング
日々の取引が多い企業や店舗にとって、経理の記帳作業は想像以上に大きな負担となります。そんなとき、外部に頼れる心強いパートナーの存在は、業務効率化の面でも非常に重要です。たとえば、支払調書の作成や残業代の計算ミスへの対応など、専門的な知識が求められる場面も少なくありません。
私たち経理代行オフィスは、記帳代行サービスに加え、税理士・社会保険労務士・行政書士がそろう「みらい創研グループ」の一員として、経理だけでなく税金や労務に関することまで、スムーズに対応いたします。
経理代行オフィスは、税理士・社会保険労務士・行政書士がいる、
みらい創研グループとして、経理に関わる様々なサポートが可能です。
記帳代行サービスのメリット・デメリット
記帳代行サービスには、業務の効率化や専門性の活用といった多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。導入を検討する際は、良い面だけでなく、気をつけたいポイントも踏まえて判断することが重要です。ここでは、それぞれの側面について詳しくご紹介します。
記帳代行のメリット
1. 手間と時間を大幅に削減できる
記帳は、日々の取引内容を仕訳して帳簿にまとめる非常に手間のかかる作業です。特に取引件数が多い企業では、これにかかる時間も膨大になります。記帳代行を活用すれば、領収書や請求書などの証憑書類を提出するだけで、仕訳・入力・帳簿作成までを専門業者が一括で行ってくれます。そのため、これまで記帳にかかっていた作業時間を、他の業務に充てることができ、全体の業務効率が向上します。
2. 記帳ミスのリスクを軽減
簿記の知識が浅い状態で記帳を行うと、科目の選択ミスや数値の誤入力が発生しやすくなります。小さなミスが積み重なることで、決算時に大きな修正が必要となり、二度手間・三度手間になることも少なくありません。記帳代行を依頼すれば、会計知識のある専門スタッフが処理を行うため、ミスの発生率が低く、帳簿の正確性も担保されます。税務調査が入った際にも安心して対応できるようになります。
3. 本業への集中力が高まる
中小企業や個人事業主では、経営者自らが経理を担当しているケースも多く見られます。しかし、経理に時間を割かれることで、本来注力すべき営業活動や経営戦略の策定に時間が割けず、成長の足かせとなってしまうこともあります。記帳代行を活用すれば、煩雑なルーティン業務から解放され、経営者やスタッフが本来の業務に集中できる体制が整います。
4. 人件費や教育コストの削減
新たに経理担当者を採用するには、採用コストや教育コストがかかります。加えて、給与・社会保険・福利厚生費といった人件費も継続的に発生します。記帳代行であれば、月額料金の範囲で業務を依頼できるため、予算の見通しも立てやすく、トータルコストを抑えることが可能です。人材不足で経理人員の確保が難しい企業にとっては、特に有効な選択肢といえます。
5. 経理の透明性が向上し、不正の防止に
経理業務を社内で一人に任せていると、どうしても不正リスクが高まります。改ざんや横領といった事例は、内部で完結する構造の中で起きやすいものです。記帳業務を外部に委託すれば、第三者のチェックが入ることで業務の透明性が高まり、不正防止にも効果を発揮します。特に少人数体制の企業では、内部統制の強化にもつながるでしょう。
記帳代行のデメリット
1. 社内にノウハウが蓄積されない
記帳を外部に任せると、社内で経理の経験が積みにくくなり、人材育成や急な引き継ぎに支障が出ることがあります。ただし、定期的な情報共有や帳簿の確認を行うことで、最低限の知識を保ちつつ、専門業者に安心して任せることができます。
2. 業績をリアルタイムで把握しづらい
記帳には一定の処理時間がかかるため、タイムリーな経営判断が難しくなる場面もあります。しかし、クラウド会計に対応した業者を選べば、最新データをリアルタイムで共有でき、スピード感ある対応が可能です。
3. セキュリティリスクが伴う
外部に機密情報を預ける以上、情報漏洩や不正アクセスのリスクが伴います。秘密保持契約の締結や情報管理体制が万全な業者を選ぶことで、安全性を高め、安心して任せることができます。
4. 価格体系が不明瞭なケースがある
一見安価でも、細かい作業がオプションとなり、最終的に想定外の費用がかかることがあります。事前に見積もりや料金内容を丁寧に説明してくれる専門業者なら、納得してサービスを利用できます。
記帳代行サービスは、業務負担の軽減や専門家によるサポートなど、多くのメリットをもたらします。しかし、サービスの選び方や連携体制によっては、思わぬトラブルにつながることもあります。
当社は、税理士・社労士・行政書士がチームで連携する「みらい創研グループ」として、経理の枠を超えた対応力が強みです。たとえば税務調査や労務トラブル、行政手続きへの対応まで、各分野の専門家が互いにチェックし合いながら、リスクを未然に防ぎます。
経理代行オフィスは、税理士・社会保険労務士・行政書士がいる、
みらい創研グループとして、経理に関わる様々なサポートが可能です。
記帳代行サービスの注意点
メリットを最大限に活かすには、サービス導入前の準備や業者選びが非常に重要です。以下のポイントに気をつけることで、トラブルを防ぎ、効果的に活用することができます。
1. 税理士の在籍有無を必ず確認
記帳代行業務自体には資格は必要ありませんが、税務申告や年末調整などの業務は税理士でなければ行えません。そのため、将来的に決算業務まで依頼する予定があるなら、税理士が在籍している業者を選ぶのが安心です。資格の有無だけでなく、対応スピードや柔軟性、顧問契約の有無なども事前に確認しておきましょう。
2. 自社の依頼範囲を明確にしておく
「記帳」とひと口に言っても、実際には領収書の整理、仕訳入力、帳簿作成など多岐にわたる作業があります。事前に「どの業務をどこまで委託したいのか」を整理しておかないと、業者との認識のズレによって、思ったサービスが受けられなかったり、追加料金が発生したりする可能性があります。
3. セキュリティ体制をチェック
会計情報は非常に機密性の高い情報です。取り扱いが不適切だと、情報漏洩や信用失墜といった深刻なリスクに繋がります。セキュリティポリシーの明示、社内教育の徹底、外部との秘密保持契約の締結有無などを必ず確認しましょう。クラウドを使う場合には、ログ管理やアクセス権限の管理についても要チェックです。
4. 価格設定と契約条件の確認
公開されている料金表がシンプルで明快であるかを確認し、不明な点は事前に問い合わせておきましょう。また、契約期間や解約時の条件、オプションの料金体系なども合わせて確認し、予算に応じたサービスを受けられるようにしておきます。数社で比較検討することも非常に有効です。
5. サポート体制と連絡のしやすさも重要
実務で困ったとき、すぐに相談できるかどうかは非常に重要なポイントです。担当者との連絡がスムーズか、使用するツールに不自由がないか、自社の業務フローを理解し適切な提案をしてくれるかといった点を事前に確認しましょう。契約実績やレビュー・評判を確認することで、サポート品質の判断材料にもなります。
記帳代行には多くのメリットがありますが、サービスの質や対応範囲、連携体制によっては期待した効果が得られないこともあります。特に、数字だけを処理して終わりという関係では、経営の改善にはつながりません。
だからこそ、どのようなパートナーを選ぶかが重要です。私たちは、税務・労務・許認可の知見を持つ士業がそろい、記帳のその先まで見据えたサポートを行います。
経理代行オフィスは、税理士・社会保険労務士・行政書士がいる、
みらい創研グループとして、経理に関わる様々なサポートが可能です。
経理の負担、まずはご相談ください。
記帳代行サービスは、経理業務にかかる時間や精神的な負担を軽減し、経営に専念できる環境を整える、大切な経営支援の手段です。しかしながら、「どのような業務を、どこまで依頼すればよいのか」「どの会社に頼めば安心なのか」と迷われる方も多いのではないでしょうか。
私たち「経理代行オフィス」は、税理士・社会保険労務士・行政書士が連携する「みらい創研グループ」の一員です。単なる記帳代行にとどまらず、税務・労務・各種手続きまでをワンストップで対応できる体制が整っていることが、私たちの強みです。経理に関するあらゆるお悩みを、安心してご相談いただける環境をご用意しております。
経理代行オフィスは、税理士・社会保険労務士・行政書士がいる、
みらい創研グループとして、経理に関わる様々なサポートが可能です。
